你已经是个成熟的办公软件,该学会自己做 PPT 了

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移动办公已经被证明是市场趋势了,下一步是什么?

打开搜索引擎输入「怎么用」、「如何用」几个字,前几个问题一定与办公软件有关:怎么用 excel 做回归分析、如何用 PPT 做海报...... 办公软件只是提供了一个功能丰富的工具,然而对用户来说,怎么使用它们却是个大难题。

当然网上提供了很多 Office 办公软件的教程,详细地教你使用每一个功能。但是,这真的是未来办公的方向吗?金山并不这么想:「WPS 已经 30 岁了,该学会自己做 PPT 了。」

在 PC 时代,WPS 和微软占据着很多用户的桌面。而移动版让 WPS 真正回到市场中心,智能手机普及,金山 WPS 及时顺应潮流,移动版 WPS 在中国达到了 90% 以上的占有率。可以说,能把握未来是 WPS 翻身的一个重要因素。

移动办公已经被证明是市场趋势了,那么办公软件的下一步是什么?金山 WPS 的答案是云和 AI。


大部分文档都不是写给自己看的

先来说说云文档。现在主打轻办公的在线文档很流行,石墨文档背后有今日头条的投资,腾讯自己也推出了腾讯文档。云笔记领域有印象笔记、有道云笔记。在大众看来,云文档的概念好像是近几年才流行的。实际上,WPS 早在十年前就开始做云服务了。

金山 WPS 最早做云文档是为了同步。只要拥有 WPS 的账号,在任何一个设备上都能随时看到和编辑文档。不需要 U 盘拷文件,不需要在几台电脑间传输,这样的「云办公」才是成立的。而放到现在,云服务有了更多的用处。比如需要多人协作的文档,只有打通所有端口才能更加顺畅。在手机上,就算没有安装 WPS,也能通过微信小程序来编辑。

据金山 WPS COO 章庆元介绍,小程序已经是 WPS 发展的一个重点。原因在于,大部分文档都不是写给自己看的,要发给别人,所以用小程序来分享、编辑是很方便的选择。WPS 的小程序还有一个有意思的功能,就是可以直接对文档进行语音批注,这也是顺应移动办公的一个小功能。

             

把文档放在云上更安全

有了云还有一个好处,就是文档更安全了。WPS 文档有一个账号加密的功能,只有输入密码才能打开文件。想分享给其他人,可以授予权限。加密功能需要联网才能使用,本地文件如果不联网也无法打开,这就保证了不会把重要的文件流落在外。

当然,这个安全性对自己也是一样的。WPS 还有一个功能叫文档漫游,可以自动备份你收到的文件。不管是忘带电脑回家,还是电脑丢失,只要登录账号文件就都能找回来。

云文档的作用更多是在文件流转方面。而要解决使用复杂的问题,就要借助 AI 了。


用户只要写内容,其他让 AI 来完成

很多人在使用 Office 软件时都有一个感觉,就是它的功能太多了。我们想要的功能它几乎都有,但问题在于功能太复杂,不知道怎么用。用章庆元举的一个比喻来说,就是传统的 Office 软件提供的是一张白纸,然后给你一支笔来画画,这个难度太高了。而 WPS 的思路不一样,他们希望用户只关注自己想表达的东西,剩下的过程让工具帮你完成。这也是 WPS 在 AI 应用上面的思路。

人工智能可以帮用户的第一件事是美化,主要是在 PPT 上。WPS 的稻壳儿中有几十万个模板,AI 先去学习这些模板的设计,然后就拥有自动推荐模板的能力。未来,可以在恰当时机为用户推荐一些模板,辅助用户内容创作。

所以在 WPS 中做 PPT 是这样的:用户只需要写大纲,把每页要讲的话打出来,然后 AI 提供排版方案,放一张图,系统来帮你调整尺寸。章庆元还介绍了一个未来期待的功能,在一些非正式的会议上,可以用便签写几句提纲,然后直接生成一个简单的 PPT,像是通过摇一摇等等可以快速形成的方式。

第二个方面是做校对,这个比较基础。现在的微软 Office 能做到英文的校对,但中文的语言环境要更复杂。WPS 正在这个方向上努力,遇到错别字、用词不当的情况,系统会自动发出提醒。

第三方面,AI 还想帮助你来写作。未来智能辅助写作主要是针对一些有范文参考的场景,AI 识别到正在写的内容,会自动推荐相关的素材。你可以用素材快速构建文章,比如喜欢用排比句、成语,系统会帮你联想推荐。

WPS 认为的未来办公,是去除掉段落缩进、首字下沉、网格对齐这些功能,让 AI 通过深度学习来解决。之后再写毕业论文,就再也不需要考虑一级标题、二级标题这些问题。

在线文档、移动办公,这些都是随着时代发展衍生出的新需求。办公软件上复杂的功能已经给工作平添了很多麻烦,所以才会不断有新的产品出来挑战它。不过市场需求在变,这些看起来「古老」的办公产品也在变。也许是时候,我们都来尝试一下新的办公方式。

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